A automação no atendimento ao cliente pode trazer grandes benefícios para o trabalho em um escritório de advocacia. Diversos processos podem ser automatizados, e o contato com os clientes é um dos principais. Esse, aliás, deve ser um dos focos de escritórios que buscam aumentar a produtividade e se apropriar ao envolvente do dedo.
Além de otimizar o fluxo de tarefas e o uso do tempo, a tecnologia se apresenta porquê uma poderosa aliada para impulsionar o desenvolvimento do negócio. Continue lendo para desenredar porquê automatizar o atendimento ao cliente e quais as vantagens que essa prática pode trazer ao seu escritório!
O que é automação no atendimento?
A automação no atendimento ao cliente se refere ao uso de tecnologias avançadas para gerenciar as interações com clientes, sem a urgência de mediação humana direta.
Em outras palavras, significa que será realizado por um sistema automatizado, que entende as solicitações dos clientes e responde de forma eficiente. Assim, a automação facilita um atendimento mais rápido e jacente, aumentando a satisfação dos clientes e otimizando o trabalho dos colaboradores.
Trata-se de um atendimento feito por softwares que interpretam as necessidades dos usuários e respondem de maneira eficiente. As ferramentas usadas incluem chatbots, SMS, mensagens instantâneas e assistentes virtuais.
Com a automação, o atendimento só é transferido para um colaborador em casos realmente necessários, garantindo mais eficiência e produtividade.
Porquê funciona o serviço de automação?
O serviço de automação no atendimento ao cliente funciona com base em três pilares principais: conquista de dados, versão da informação e realização de tarefas. Em outras palavras, o processo envolve coletar informações, analisá-las e tomar as ações necessárias de forma automatizada.
Esses pilares são responsáveis por prometer um processo fluido e eficiente, desde o contato inicial até a solução do problema. Assim, eles se complementam para prometer que o atendimento seja eficiente e personalizado, conforme veremos inferior.
Tomada de dados
O primeiro pilar da automação é a conquista de dados. A automação se inicia quando o sistema coleta informações importantes dos clientes, porquê detalhes de contato, histórico de interações e solicitações.
Esse processo permite que as informações estejam disponíveis e organizadas para serem utilizadas na próxima lanço.
Tradução da informação
Posteriormente a conquista, entra em ação a versão dos dados. Os sistemas automatizados utilizam técnicas de lucidez sintético para compreender as necessidades dos clientes.
Isso inclui a estudo de perguntas, identificação de padrões de comportamento e categorização de dúvidas. Com isso, o atendimento pode ser direcionado e personalizado conforme a demanda de cada cliente.
Realização de tarefas
Por termo, a realização de tarefas consiste em colocar em prática as ações necessárias para resolver o problema do cliente. A automação realiza atividades porquê enviar respostas automáticas, transferir a solicitação para o atendente humano correto, ou fornecer uma solução direta para questões básicas e repetitivas.
Porquê a automação pode ser usada para melhorar o serviço ao cliente?
A automação pode ser usada para melhorar o atendimento ao cliente de várias formas, desde a desembaraço no contato até a personalização das interações. Ela simplifica a gestão do tempo, elimina processos repetitivos e proporciona respostas rápidas, aumentando a crédito e satisfação dos clientes.
Para o escritório, permite um gerenciamento eficiente do tempo, reduz o trabalho repetitivo e direciona os colaboradores para atividades mais estratégicas.
Para os clientes, o atendimento se torna mais expedito, as respostas são fornecidas em menos tempo, e a experiência universal é mais satisfatória, sem a urgência de esperar longos períodos para resolver questões simples.
Porquê a automação pode ser aplicada em um sistema de atendimento ao cliente?
A automação pode ser aplicada de diversas formas no sistema de atendimento ao cliente, ajudando a melhorar a eficiência e reduzir custos. Com sistemas automatizados, é provável gerenciar tarefas repetitivas, fornecer suporte e fabricar uma experiência personalizada para cada cliente. Aquém, veremos porquê a automação pode ser integrada ao atendimento ao cliente.
Automatizando tarefas repetitivas
As tarefas repetitivas, porquê enviar mensagens padrão, responder perguntas frequentes ou confirmar recebimento de documentos, por exemplo, podem ser facilmente automatizadas. Dessa forma, libera os colaboradores para se concentrar em casos que realmente demandam atenção personalizada.
Oferecendo suporte 24/7
Uma grande vantagem da automação é a possibilidade de oferecer suporte em tempo integral, isto é, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Ou seja, com o uso de chatbots e assistentes virtuais, os clientes têm respostas rápidas, independentemente do horário, aumentando a satisfação e a crédito no escritório.
Personalizando a experiência do cliente
Embora automatizado, o atendimento pode ser personalizado. Isso inclui o uso do nome do cliente nas mensagens e a adaptação das respostas conforme o histórico de interações de cada um. Portanto, essa humanização no atendimento ajuda a fabricar um vínculo maior e a evitar que o cliente se sinta “unicamente mais um”.
Resolvendo problemas de forma mais rápida
A automação permite que problemas simples sejam resolvidos quase que instantaneamente, sem a urgência de mediação humana.
O cliente pode, por exemplo, receber uma resposta automática sobre o curso de um processo, sem precisar esperar pela disponibilidade de um colaborador. Assim, reduz significativamente o tempo de espera e melhora a experiência do cliente.
Coletando feedback dos clientes
Por termo, a coleta de feedback pode facilitar o escritório de advocacia a melhorar o serviço, e a automação facilita esse processo. Assim, questionários e pesquisas de satisfação podem ser enviados involuntariamente ao término de cada atendimento, coletando dados sobre a percepção dos clientes.
Quais as vantagens da automação no atendimento ao cliente para o escritório de advocacia?
As vantagens da automação no atendimento ao cliente para escritórios de advocacia são muitas, incluindo aumento da produtividade, redução de custos e melhoria na qualidade do atendimento.
Dessa forma, a automação elimina processos desnecessários e direciona o foco para atividades mais importantes, trazendo benefícios significativos para a gestão do escritório.
A seguir, veja algumas das principais vantagens de implementar a automação no seu escritório de advocacia.
Aumenta a produtividade
A automatização de processos reduz significativamente o desperdício de tempo, isso porque nem todos os usuários precisam de um atendimento direto. Assim, entrar em contato com todos eles manualmente se torna desnecessário.
Com o atendimento automatizado, unicamente os clientes que realmente demonstram interesse e necessitam de um atendimento personalizado são direcionados para um colaborador humano. Dessa forma, o tempo dos profissionais é melhor aproveitado, permitindo que se concentrem em tarefas que agregam mais valor ao escritório.
Outrossim, a automação impacta diretamente no gerenciamento de tempo da equipe, uma vez que elimina operações repetitivas e manuais, liberando os colaboradores para atividades estratégicas e de maior dificuldade.
Agiliza processos
Não há zero mais prejudicial do que um atendimento demorado e ineficiente em um escritório. Nesse sentido, automação agiliza processos e garante que os responsáveis possam executar suas obrigações.
Com a automação, o atendimento se torna mais expedito, resultando em maior lucratividade, produtividade e organização. A melhoria no tempo de resposta também contribui para a credibilidade do escritório, aumentando a crédito dos clientes nos serviços prestados.
Moderniza a advocacia
Responder manualmente todas as dúvidas que surgirem pode tornar o trabalho extremamente repetitivo, improdutivo e demorado, mormente quando muitas dessas dúvidas são semelhantes.
A automação desses processos permite que o escritório se distancie de métodos tradicionais e se conecte às necessidades atuais da sociedade.
Ao automatizar o atendimento, sua advocacia se torna mais do dedo, moderna e alinhada com as expectativas dos clientes. Essa transição do manual para o do dedo posiciona o escritório em um caminho mais promissor para o porvir.
Diminui os erros
O atendimento automatizado também contribui para a geração de dados mais precisos e confiáveis. Porquê os dados são analisados por um software, há uma redução significativa de erros, mormente na avaliação da qualificação de potenciais clientes.
Dessa forma, ajuda a prometer que os recursos do escritório sejam direcionados para clientes que realmente possuem potencial.
É uma escolha de grave dispêndio
Automatizar o atendimento ao cliente não requer um grande investimento inicial. Existem diversas alternativas que se encaixam no orçamento do escritório, proporcionando uma magnífico relação custo-benefício.
Outrossim, o uso de um sistema automatizado proporciona uma visão clara e eficiente dos processos, permitindo a jacente otimização do trabalho.
Assim, contribui para a redução de custos operacionais e para o desenvolvimento orgânico da empresa, garantindo que o escritório cresça de tratado com sua capacidade de prover serviços e sem frustrar as expectativas dos clientes.
Porquê automatizar o atendimento ao cliente?
O processo para implementar a automação pode ser simples, mas exige um bom planejamento e possivelmente o treinamento da equipe. Outrossim, é necessário escolher as ferramentas certas e definir estratégias adequadas ao perfil do escritório e ao tipo de serviço que deseja oferecer.
A seguir, confira algumas dicas para debutar a automação no atendimento ao cliente no seu escritório.
1. Escolha boas ferramentas
O primeiro passo para um atendimento automatizado de sucesso é escolher as ferramentas certas. Muitos escritórios optam por disponibilizar um chatbot no site, enquanto outros oferecem um número de WhatsApp para contato direto com os clientes.
Nesse contexto, o WhatsApp Business permite a programação de mensagens automáticas que agilizam o atendimento sem perder o toque humano.
Mas, a escolha da instrumento deve considerar as necessidades específicas do escritório e o perfil dos seus clientes, garantindo assim uma notícia eficiente e atingível.
2. Adote mensagens personalizadas
Humanizar o contato com os clientes pode fazer toda a diferença, ninguém gosta da sensação de estar falando com uma máquina. Para compreender esse nível de personalização, ajuste as mensagens para serem direcionadas e empáticas. O modo porquê você se comunica com os clientes pode prescrever se eles se sentirão acolhidos ou distantes do seu serviço.
Portanto, use o nome da pessoa ao enviar as mensagens, pois isso demonstra zelo e atenção, evitando a sensação de impessoalidade.
Outrossim, é importante entender a urgência específica de cada cliente e transferir a solicitação para um colaborador quando necessário, garantindo uma interação mais personalizada e eficiente.
3. Priorize atendimentos
Alguns sistemas permitem qualificar mensagens porquê importantes ou urgentes, o que é um recurso valioso para prometer a qualidade do atendimento. Por exemplo, se um cliente precisa de uma resposta rápida e é obrigado a esperar, ele pode se frustrar, e isso pode resultar na perda de oportunidades para o escritório.
Portanto, priorizar atendimentos críticos é fundamental para confirmar que as demandas mais urgentes sejam respondidas de maneira rápida e eficiente, mantendo a satisfação do cliente.
4. Crie um FAQ
Gerar uma seção de Perguntas Frequentes (FAQ) no site é uma magnífico estratégia para responder às principais dúvidas do seu público de forma rápida e clara.
Para isso, identifique as questões mais recorrentes e ofereça respostas detalhadas, facilitando a vida dos clientes e reduzindo a trouxa de trabalho da equipe de atendimento.
Dessa forma, permite que o escritório foque em demandas mais complexas, deixando as respostas para questões básicas disponíveis de forma automatizada.
5. Tenha vários canais de notícia
Oferecer diversos canais de notícia é uma maneira de provar acessibilidade e prometer que os clientes possam escolher porquê preferem ser atendidos.
No entanto, não é necessário estar presente em todas as redes sociais unicamente porque elas são populares. Foque nas plataformas mais utilizadas pelo seu público-alvo.
Outrossim, ter muitos canais pode ser inviável se a equipe de atendimento for pequena, dificultando dar atenção devida a todos eles. Portanto, escolha os canais de maior relevância e mantenha uma presença ativa e atenciosa.
Por que usar a automação no atendimento ao cliente no escritório de advocacia?
A automação no atendimento ao cliente no escritório de advocacia traz inúmeras vantagens, porquê aumento da eficiência, redução de custos e melhor aproveitamento do tempo da equipe.
A automação se tornou uma urgência para os escritórios que desejam se apropriar às mudanças tecnológicas e atender às expectativas de clientes mais conectados.
No entanto, é importante estar sengo aos desafios, porquê manter um atendimento humanizado e prometer que a tecnologia se ajuste à capacidade de atendimento do escritório, evitando frustrações.
Porquê a ADVBOX automatiza o atendimento ao cliente no seu escritório de advocacia?
O software jurídico da ADVBOX oferece soluções completas para automatizar o atendimento ao cliente no escritório de advocacia e por isso, se destaca do mercado. Além de prometer uma gestão eficiente e estruturada para escritórios, ele oferece recursos poderosos para a automação do atendimento ao cliente, proporcionando melhor experiência.
Imagine ter que verificar manualmente cada processo e, depois, entrar em contato individualmente com cada cliente para informá-los sobre novas movimentações. Esse processo, além de demorado, consome o tempo da equipe, que poderia ser utilizado em atividades mais estratégicas.
Com o ADVBOX, esse cenário muda completamente. O software automatiza todo o processo de notícia, enviando notificações automáticas para o telefone do cliente sempre que houver uma diferença processual.
Assim, o escritório mantém os clientes sempre informados de forma rápida e eficiente, sem esforço manual. Incrível, não é? E isso é unicamente uma das muitas funcionalidades oferecidas pelo ADVBOX.
Portanto, não perdida mais tempo! Comece a usar a instrumento que vai realmente transformar o seu escritório, aumentando a produtividade e aprimorando o relacionamento com os seus clientes.
A automação no atendimento ao cliente com o ADVBOX pode melhorar a eficiência da sua equipe e tornar o contato com o público mais expedito e satisfatório.
Desenlace
Em suma, a automação no atendimento ao cliente é uma instrumento para escritórios de advocacia que desejam aumentar a eficiência e proporcionar um atendimento moderno e expedito. Portanto, investir nessa tecnologia pode transformar a maneira porquê o seu escritório se comunica com os clientes, melhorando a produtividade da equipe e a satisfação do público.
Não espere mais para implementar essas melhorias. Conheça a ADVBOX gratuitamente e veja porquê a automação pode ser a chave para um porvir mais promissor na advocacia.
Inicie agora mesmo essa transformação no seu escritório! Continue explorando nosso blog e confira dicas para uma gestão eficiente dos prazos no seu escritório de advocacia!
